DE: SECRETARÍA GENERAL
PARA: SUBDIRECTORES, SUPERVISORES, JEFES DE OFICINA, FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA EL CIERRE VIGENCIA FISCAL 2025 (Presupuesto-Tesorería-
Central de Cuentas -Contabilidad-Talento Humano)
FECHA: 21 DE NOVIEMBRE DE 2025
La presente circular tiene por objeto dar a conocer a toda la entidad las instrucciones relacionadas con el Cierre Financiero y Contable, teniendo en cuenta que se acerca el cierre de vigencia fiscal 2025 de conformidad con los plazos establecidos en las normas vigentes que regulan los procesos de Presupuesto-Tesorería-Central de Cuentas -Contabilidad-Talento Humano; por lo anterior mediante la presente se establece el cronograma institucional de fechas límite para el recibo y trámite de los diferentes documentos de carácter financiero correspondientes a la presente vigencia fiscal así:
RADICACION DE DOCUMENTOS PARA PAGO
El 2 de diciembre del 2025, se cumplirá el plazo máximo para radicación de los documentos de pago, relacionados con los compromisos que fueron ejecutados y recibidos a satisfacción entre el 01 de enero y el 30 de noviembre de 2025, estos deben cumplir con los requisitos para pago o giro en el presente año, ya que si se radica con posterioridad a esta fecha no será posible garantizar el pago en el mes de diciembre del 2025.
Hasta el 12 de diciembre del 2025 se podrán radicar los documentos de pago, relacionados con los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuyo último pago corresponda a servicios prestados en el mes de diciembre; éste se pagará el último día hábil de giro bancario de 2025( 26 de Diciembre del 2025); para lo cual en los documentos deberá incluir una nota aclaratoria en la solicitud de desembolso y cuenta de cobro, que diga así radica esta cuenta de manera anticipada por cierre de vigencia fiscal 2025, según cronograma de fin de año de CORMAGDALENA . Sin embargo, este hecho no exime de responsabilidad al contratista de presentar el informe de ejecución correspondiente al mes de diciembre al supervisor, quien se encuentran en plena facultad para solicitar la suspensión del pago si lo considera necesario. Adicional a esto, para este pago los contratistas deben adjuntar la planilla de aportes a la seguridad social del mes de diciembre, el certificado de aportes al Sistema de Protección Social vigencia 2025(Resumen de toda la vigencia 2025) con el fin de verificar que se encuentran a paz y salvo.
Nota: Se aclara que, si bien es cierto que el trámite administrativo de radicación de cuentas de cobro del mes de diciembre se hace previo a la terminación del de Ejecución del esto no implica que el contratista se libere de sus deberes y obligaciones contractuales, los cuales debe cumplir hasta la finalización del plazo estipulado.
En aquellos eventos en los cuales se radiquen cuentas con posterioridad a las fechas anteriormente citadas, éstas quedarán como una cuenta por pagar tesoral, la cual solo podrá ser pagada una vez culmine el proceso de cierre de la vigencia fiscal 2025, y se constituya el rezago presupuestal en la vigencia 2026.
Al respecto, es importante resaltar que las obligaciones que se constituirán como cuentas por pagar tesoral, deben quedar registradas en el Sistema Financiero Neptuno, por lo que los documentos de pago y los soportes para su constitución, deben ser radicados como plazo máximo el 31 de diciembre del 2025.
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